À qui s'adresse ce document

Ce document s’adresse aux administrateurs bénévoles, secrétaires, présidents et responsables de la gouvernance d’organismes à but non lucratif (OBNL) et d’associations constitués ou œuvrant au Québec.

Il est conçu pour des organisations qui tiennent une assemblée générale annuelle et doivent respecter des pratiques administratives formelles.

Quand utiliser ce document

Ce document est utilisé avant la tenue d’une assemblée générale annuelle (AGA).

Il sert lors de la préparation officielle de l’assemblée, une fois la date, l’heure et le lieu déterminés, et avant l’envoi de l’information aux membres.

Ce que ce document permet de faire

• Convoquer formellement les membres à une assemblée générale annuelle.

• Communiquer les informations essentielles liées à l’AGA (date, heure, lieu, mode de tenue).

• Présenter l’ordre du jour de façon structurée et conforme aux pratiques usuelles.

• Encadrer administrativement la tenue de l’assemblée.

Limites du document

• Ce document n’est pas un avis juridique.

• Il n’est pas personnalisé à un organisme en particulier.

• Il doit être adapté selon les règlements généraux, les pratiques internes et la situation spécifique de l’organisme.

• L’organisme demeure responsable de vérifier les délais, modalités et obligations prévues à ses règlements et aux lois applicables.

Ce qui est inclus

• Un modèle d’avis de convocation pour une assemblée générale annuelle.

• Un modèle d’ordre du jour adapté au contexte d’une AGA.

• Un document d’instructions distinct expliquant l’utilisation et les sections à compléter.

• Une structure standardisée, prête à être complétée et adaptée par l’organisme.

Format

• Document téléchargeable.

• Format modifiable (ex. Word ou équivalent).

• Utilisable tel quel après adaptation des informations propres à l’organisme.

Comment obtenir le document

Ce document est inclus dans la Trousse AGA – Essentiel, qui regroupe les documents nécessaires à la préparation et à la tenue d’une assemblée générale annuelle d’OSBL et d’associations au Québec, soit :

• un avis de convocation et un ordre du jour ;

• un modèle de procès-verbal ;

• un document d’accompagnement expliquant les étapes et les documents requis pour la tenue d’une assemblée générale annuelle.

Accéder à la Trousse AGA – Essentiel (achat en ligne)